FAQ - Facturation

Je possède un Palm et je voudrais reprendre les adresses de mes clients.

Vous avez une liste de clients (une liste de fournisseurs) dans votre facturation Crésus. Il est possible de reprendre cette liste sur votre Palm de façon à avoir toujours avec vous les coordonnées de vos clients et de vos fournisseurs.

Vous pouvez très bien faire cette manipulation une seule fois, mais le mieux est d'automatiser cette exportation et paramétrer votre palm pour que la liste des adresses se mette à jour automatiquement, chaque fois que vous faites une synchronisation. Dans les derniers modèles dès la version 3.6, cela est déjà préparé.

  1. Sélectionner les clients que l'on désire exporter, par un accès.
    Il faut préparer un accès, un tri et/ou une extraction des clients de façon à sélectionner ceux que l'on désire. Nommons cet accès "Echange avec Mobile" par exemple.
  2. Modèle d'exportation compatible.
    Il faut commencer par préparer un modèle d'exportation qui prend les rubriques nécessaires dans l'ordre, par exemple les 13 rubriques suivantes: Nom, Prénom, Titre, Firme, TélProf, TélPrivé, TelFax, TélNatel, TelEmail, Adresse, Localité, NPA, Commentaire. Comme séparateur de rubrique, il faut mettre la virgule, puis comme séparateur de ligne, le "cr". Nommons ce modèle "Clients pour mobile", par exemple. On peut ensuite associer le modèle d'exportation "Clients pour mobile" avec l'accès "Echange avec Mobile"
  3. Exportation manuelle du fichier des clients.
    On peut dès lors exporter le fichier des clients, à la main en donnant un nom et un emplacement au fichier d'exportation. Ce fichier doit avoir l'extension *.csv
  4. Exportation semi-automatique du fichier des clients.
    On peut automatiser cet exportation en créant un bouton action qui exporte directement le fichier sans passer par des dialogues. Le bouton doit alors contenir la ligne de commande suivante :
    MENU( "Fichier:Exporter..." ; "Clients pour Mobile" ; "Echange avec Mobile" ; "C:\\Documents Crésus\\Clients-Crésus.csv")
    si le fichier se nomme Clients-Crésus.csv et que vous l'enregistrez dans le dossier Documents Crésus sur le disque C.
  5. Exportation entièrement automatique du fichier des clients.
    Il est possible de paramétrer le logiciel pour qu'il exporte cette liste chaque fois que l'on quitte l'application. De cette façon, on ne risque pas d'oublier la mise à jour. Pour cela, dans la commande Options - Définitions - Réglages généraux, il faut entrer dans les cacluls qui seront effectués lors de la fermeture de l'application. Il faut y placer la commande suivante, qui place le logiciel dans la base correcte et fait l'exportation :
    MENU( "Données:Clients" )
    MENU( "Fichier:Exporter..." ; "Clients pour Mobile" ; "Echange avec Mobile" ; "C:\\Documents Crésus\\Clients-Crésus.csv")
  6. Les fournisseurs.
    Comme pour les clients, on peut préparer un accès (Echange avec Mobile), puis un modèle d'exportation (Fournisseurs pour Mobile). On peut ensuite exporter à la main ou automatiser de la même façon en rajoutant les fonctionnalités suivantes dans le calcul de fermeture :
    MENU( "Données:Fournisseurs" )
    MENU( "Fichier:Exporter..." ; "Fournisseurs pour Mobile" ; "Echange avec Mobile" ; "C:\\Documents Crésus\\Fournisseurs-Crésus.csv")
  7. Lier les fichiers avec le Palm.
    Pour lier les fichiers avec le Palm, il faut utiliser le logiciel HotSync qui devrait se trouver à droite, dans la barre de tâche de Windows. Il faut lancer la commande "Lier des fichiers..." et créer un lien. Donnez ensuite le nom et l'emplacement exact du fichier créé par Crésus Facturation, comme ci-dessus par exemple :
    C:\Documents Crésus\Clients-Crésus.csv
    Vous pouvez indiquer une catégorie, comme "Clients" par exemple, ce qui permettra de les différencier des autres adresses sur votre Palm. Il faut ensuite donner la correspondance entre les 13 champs Crésus et les champs des adresses du Palm puis décocher les champs non utilisés. Comme fréqence de mise à jour indiquez "Automatiquement, chaque fois que le fichier externe est modifié". Evidemment vous pouvez faire de même avec les fournisseurs.
  8. Fonctionnement.
    A chaque fermeture du fichier de facturation, les données clients et fournisseurs sont mises à jour automatiquement pour le Palm. Cela ralentit un peu l'enregistrement final de la Facturation. A chaque synchronisation du Palm, les fichiers clients et fournisseurs sont mis à jour sur le Palm. Vous n'avez plus rien à faire. Vos adresses sur le Palm sont le reflet de vos adresses introduites dans Crésus Facturation.
  9. Notes.
    Dans l'état actuel, il n'est pas possible de reprendre des corrections d'adresses que vous auriez faites sur le Palm pour les reprendre sur Crésus Facturation. La fonctionnalité "Lier les fichiers..." du Palm ne fonctionne que dans un sens !
    Le modèle de base livré dès la version 3.6 est déjà préparé avec cette fonctionnalité. Il faut régler quelques paramètres dans l'écran de réglage des variables globales : Base des clients (ou des fournisseurs) en mode complet, écran de saisie des variables globales, remplissez les champs tout en bas de l'écran de saisie.
    EPSITEC peut vous préparer ces fonctionnalités sur demande, à nos tarifs habituels.
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