Bulletin n° 162, 9 décembre 2014
Le changement d’année avec Crésus
Noël approche à grands pas et il est bientôt temps de boucler 2014, puis de passer à la nouvelle année. Ce désormais traditionnel bulletin de fin d’année résume les procédures pour les divers logiciels.
Crésus Comptabilité 11.2
Dans Crésus Comptabilité, chaque période comptable correspond à un fichier séparé. En général, la période comptable commence au 1er janvier et il s’agira donc d’ouvrir une nouvelle comptabilité pour 2015.
Pour simplifier votre travail
Vous pouvez simplifier votre travail avec la comptabilité grâce aux outils suivants :
- L’aide au pointage pour vérifier vos comptes (Bulletin 92).
- Les fonctions de recherche et le filtre instantané (Bulletin 107 et 107 bis).
- La présentation du compte d’exploitation (Bulletin 107 et 107 bis).
- Les écritures transitoires automatiques (Bulletin 109).
- Les favoris pour mémoriser les réglages des présentations et des filtres que vous utilisez souvent (Bulletin 130).
- Les pièces jointes pour associer directement des documents justificatifs à votre comptabilité (Bulletin 132).
Comptes de résultat automatiques
Habituellement, le résultat de l’exercice en cours est comptabilisé au bilan. Après l’ouverture de la nouvelle année, le montant est passé dans un compte de résultat reporté. Ces écritures peuvent être générées automatiquement lors de l’opération de réouverture: il suffit d’activer l’option Utilise les comptes de résultat automatiques (onglet Résultat du dialogue Options - Définitions).
Note : Ces comptes doivent être adaptés en fonction de votre propre plan comptable.
Bouclement et réouverture
Il est possible d'ouvrir une nouvelle année avant même que l’année en cours ne soit bouclée. Ceci permet de saisir des écritures pour 2015 alors que la comptabilité 2014 n’est pas terminée.
Pour ouvrir une nouvelle année, exécutez la commande Compta, Rouvrir. Décidez à ce moment si vous souhaitez conserver la liste des libellés utilisée par l’aide à la saisie automatique et si vous désirez des extournes automatiques de vos transitoires. Vous pouvez aussi indiquer dans quel journal les écritures de solde à nouveau seront passées:
Aide à la saisie et libellés indésirables
Si vous souhaitez vous débarrasser de libellés indésirables dans l’aide à la saisie automatique du nouvel exercice, utilisez la commande Options, Définitions puis dans l’onglet Saisie le bouton Editer la liste des libellés de l’année précédente.
Remettre le bilan initial
Par la suite, dans la comptabilité 2015, utilisez la commande Compta, Remettre le bilan initial pour reporter les soldes à nouveau et les extournes automatiques des transitoires cohérents avec la comptabilité 2014 (par ex. après bouclement définitif de l’année 2014).
Cette opération peut être refaite autant de fois que nécessaire, ce qui vous permet de démarrer la nouvelle année alors que la clôture de l’année précédente n’est pas encore définitive.
Nouvelle législation
Numéro de TVA au format CHE-nnn.nnn.nnn
Nous vous rappelons qu’à partir de 2014, seul le nouveau numéro de TVA est valable. Si vous ne l’avez pas encore fait, adaptez vos documents officiels et factures afin de faire référence au numéro de TVA basé sur le numéro IDE. Par exemple, celui d’Epsitec SA est le suivant :
CHE-107.933.850
Référez-vous au Bulletin Crésus 109 pour les instructions détaillées.
Nouveau droit comptable
Nous vous rappelons que le nouveau droit comptable implique des modifications au niveau de la présentation des comptes. Référez-vous au Bulletin 145 et au Bulletin 159 pour les explications détaillées.
Crésus Salaires
Assurez-vous que vous utilisez la version 12.2 de Crésus Salaires (ou une version plus récente) avant de produire vos décomptes de fin d’année.
Changer d’année avec Crésus Salaires
Voici comment changer d’année avec Crésus Salaires :
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Transmettez vos décomptes via swissdec (commande Fichier, Exporter pour swissdec,
puis Transmettre les décomptes finaux) ou au moyen des décomptes papier.
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Comptabilisez les salaires (si vous utilisez la liaison avec Crésus Comptabilité;
dans le cas contraire, référez-vous à notre FAQ).
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Sauvegardez le fichier de 2014 au moyen des commandes Fichier, Sauvegarder... et,
si vous êtes au bénéfice d’un service complet, profitez-en pour envoyer une sauvegarde cryptée dans le Crésus Safe.
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Utilisez la commande Fichier, Nouvelle année... dans Crésus Salaires.
-
Ouvrez le fichier de l’année 2015.
-
Adaptez les données pour la nouvelle année.
Si Crésus vous a signalé des soldes de 13e ou de vacances impayés en 2014, vous retrouverez ces montants dans les rubriques Report de 13e ou vacances dans l’onglet Paramètres des données de chaque employé.
- Transmettez vos données salariales prévisionnelles à votre caisse LPP pour obtenir automatiquement les retenues à appliquer en 2015, si votre caisse LPP est connectée à swissdec.
Nous vous recommandons de boucler d’abord les salaires de l’année 2014 et de procéder à l’envoi des décomptes avant d’ouvrir les salaires de 2015.
En cas de besoin, adressez-vous à nos spécialistes, ils pourront vous aider. Mais tenez compte du fait qu’en début d’année, nous recevons de très nombreuses demandes que nous traitons dans l’ordre d’arrivée. Les délais de traitement dépassent parfois la semaine en janvier et février.
Note : Malgré tous les efforts déployés par nos développeurs, les utilisateurs de Crésus Salaires pour Mac et Linux ne peuvent toujours pas transmettre automatiquement leurs données salariales au travers de la plate-forme swissdec. Nous le ferons pour vous, gratuitement; pour cela, demandez une intervention.
Certificat de salaire
Le certificat de salaire doit être imprimé avec le code-barres 2D avant d’être remis à vos employés :
Crésus Facturation
Dans Crésus Facturation, il n’est pas nécessaire de débuter une nouvelle année. Il suffit de lier la facturation au fichier de comptabilité à utiliser pour la comptabilisation dès le 1er janvier 2015, au moyen de la commande Données, Comptes et Tva..., accessible en mode complet. Créez au préalable la nouvelle comptabilité dans Crésus Comptabilité.
Crésus Gestion PE
Dans Crésus Gestion PE, le changement d’année se fait dans l’écran principal. Sélectionnez simplement 2014 dans la liste. Cela rouvrira automatiquement la nouvelle année dans la comptabilité et dans les salaires. Pour les détails liés aux modules de comptabilité et de salaires, référez-vous aux paragraphes ci-dessus.
Crésus E-transfert
Si vous êtes au bénéfice d’un abonnement à Crésus E-transfert, qui vous permet d’automatiser en un clic l’envoi ou la réception d’ordres de paiement ou les relevés BVR, sans avoir à vous connecter à votre plate-forme E-finance ou E-banking, il sera temps pour vous d’insaller la mise à jour. Vous recevrez prochainement un courrier avec les nouveaux numéros d’identification.
Si vous souhaitez commander un abonnement à Crésus E-transfert cette année encore, nous devons avoir reçu votre commande avant le 19 décembre.
Licences
Renouvellement des licences
Tous les utilisateurs au bénéfice d’un contrat, avec des numéros d’identification qui échoient en janvier ont déjà reçu les nouveaux numéros permettant d’une part de télécharger les mises à jour pour les 12 prochains mois et d’autre part de procéder à leur installation.
Rappel : lorsque vous installez une mise à jour, saisissez toujours dans le dialogue d’installation le dernier numéro d’identification reçu.
Utilisation des licences sur plusieurs postes
Nous rappelons qu’une licence Crésus permet l’installation du logiciel sur un seul poste de travail. Il en va de même pour les mises à jour : chaque poste de travail requiert une mise à jour.
Nous proposons des licences supplémentaires avec des prix spéciaux, ainsi que des licences de site, sur demande ( ).